Bike Brno

Dokument ke stažení:

březen - květen

1/ Rozhodnutí o účasti na veletrhu.

• Obdržíte dopis s informacemi o veletrhu, kde naleznete:
  – informace o veletrhu a důležité termíny;
  – cenové podmínky veletržní účasti;
  – kontakty na organizační tým veletrhu.

Nezapomeňte:

• Vyžádat si od manažera projektu (viz. Kontakty) podklady o veletrhu, které potřebujete k rozhodnutí.
• Promyslet koncepci Vaší účasti, tj. co budete na veletrhu prezentovat, jak budete svůj produkt prezentovat, čím překvapíte, jak se odlišíte od konkurence…
• Stanovit rozpočet, tj. náklady na plochu, expozici, personál, reklamní brožury a předměty…
• Stanovit cíl veletržní účasti, tj. např. počet obchodních kontaktů, počet zákazníků na stánku, setkání se stávajícími klienty, zvýšit povědomí o firmě mezi odbornou i laickou veřejností …
• Konečné rozhodnutí o účasti na veletrhu – zapojit do rozhodnutí více lidí, seznámit je s možnostmi.

---

červen

2/ Vyplnění přihlášky na veletrh.

• K dispozici je online přihláška
• Formulář přihlášky je ke stažení ve formátu .pdf na webových stránkách veletrhu
• Je třeba učinit rozhodnutí ohledně druhu Vašeho produktu a způsobu jeho prezentace na veletrhu – tomu se musí přizpůsobit velikost a následně vzhled výstavního stánku. Nezapomeňte, že stánek by měl zaujmout! Úroveň prezentace je významným signálem o pozici firmy na trhu.

3/ Odeslání přihlášky do termínu 30. 6. 2012 za výhodnější ceny za plochu a výběr realizační firmy.
! Při přihlášení do řádného termínu podání přihlášek získáte plochu za zvýhodněnou cenu. Na veletrh se samozřejmě můžete přihlásit i kdykoliv po řádném termínu podání přihlášek. Cena za plochu bude však vyšší.

• Po odeslání vyplněné přihláškové dokumentace obdržíte zálohovou fakturu s potvrzením o přihlášení a přihlášku do katalogu vystavovatelů.
• Vyberte realizační firmu na výstavbu expozice nebo kontaktujte našeho manažera pro realizaci pana ing. Petra Maříka (pmarik@bvv.cz, tel.: 541 152 950).
• Pro malé a střední firmy jsme připravili speciální nabídku „Na veletrh jedním podpisem“ – možnost objednání výstavní plochy společně s expozicí vč. uvedeného vybavení a služeb.

---

červenec

4/ Odeslání inzerce a dalších podkladů do Katalogu před termínem uzávěrky.

• Uzávěrka přihlášek do Katalogu a dalších publikací – 15. 7. 2012
• Informace z Katalogu jsou zveřejněny pro návštěvníky veletrhu na webových stránkách www.bike-brno.cz a v informačním návštěvnickém systému v jednotlivých pavilonech

---

srpen

5/ Doručení potvrzení účasti, umístění a velikosti expozice a Technické směrnice.

• Obdržíte od nás potvrzení účasti a umístění expozice v rámci veletrhu – od 21. 8. 2012
• Objednejte si v předstihu firemní pozvánky pro zvaní Vašich zákazníků

6/ Marketingová podpora Vaší veletržní účasti – ZDARMA!!!

• Webové stránky firmy – umístit banner veletrhu Bike Brno společně s pozvánkou na veletrh (banner k dispozici zdarma ke stažení na www.bike-brno.cz).
• Sociální sítě – Facebook, Twitter – přidejte si Bike Brno mezi oblíbené a pozvěte si na stánek Vaše fanoušky.
• Inzerce v médiích – upozorněte čtenáře, že na Vašem stánku budou k vidění všechny novinky nadcházející sezony
• Průběžně zasílat PR manažerovi projektu – e-mail: jsmid@bvv.cz – co nejvíce informací o novinkách, exponátech, ostatním sortimentu, firmě atd. k využití v medializaci, PR článcích, na webových stránkách veletrhu....

---

září

7/ Propagace Vaší účasti na veletrhu, účast v doprovodných akcích

• Rozeslání firemních pozvánek, event. hromadného kódu Vašim obchodním partnerům
• Reklama v odborných periodikách – účast Vaší firmy na veletrhu, uvedení umístění expozice, pozvání na stánek…
• Připravte podklady na prezentaci firmy, tisk reklamních materiálů na veletrh, atp.
• Zvažte účast v Bike Brno Prestige - soutěži o nejlepší exponát; přihlaste své cyklodresy do Modních přehlídek

8/ Objednávka výstavby expozic, objednávka elektřiny, vody online – 22. 9. 2012

• Objednávka přípojky elektřiny, vody a telefonu.
• Předejte technickou dokumentaci vystavovatele ke schválení veletržní správě.
• Obdržíte vystavovatelské průkazy a volný vjezd, v případě potřeby objednejte dodatečné kusy zde.

---

říjen

9/ Montáž expozic a exponátů, přebrání Vašeho stánku od realizační firmy 1. – 3. 10. 2012
! Týden před začátkem montáže zkontrolujte, zda máte uhrazenou fakturu za výstavní plochu, elektřinu a další služby.

10/ Průběh veletrhu 4. – 7. 10. 2012

• Před začátkem veletrhu určete personál na stánek, nezapomeňte personál na stánku dostatečně proškolit
• time management – vytvořit časový plán pracovních jednání na stánku jednotlivých obchodníků firmy s konkrétními zákazníky po celou dobu trvání veletrhu.
• Připravit pro své zákazníky zvláštní atrakce na stánku (events, soutěže, show, autogramiády VIP osobností, odborné přednášky, prezentace...) , společenská setkání večer po skončení veletržního dne apod. Vytvářet zážitky a emoce návštěvníků. Zaujmout a vzbudit zájem návštěvníka o firmu.
• Kontakt s návštěvníky – dotazování návštěvníků, průzkumy návštěvníků – jejich zájmy a připomínky.
• Kontakt s médii - aktivně a vstřícně komunikovat s médii, tiskem, novináři, rozhlasovými a TV redaktory. Vytvářet pozitivní image firmy, prezentovat úspěchy firmy.
• Kontakt s ostatními vystavovateli.

11/ Demontáž expozic a exponátů 7. – 9. 10. 2012

---

říjen, listopad

12/ Po skončení veletrhu

• Poděkování návštěvníkům, kteří navštívili naši expozici
  - Zaslání děkovného dopisu nebo mailu
  - Splnění slibů, zaslání požadovaných informací a materiálů
• Vyhodnocení veletrhu
  - pozitivní i negativní dojmy
  - vyhodnocení zpráv o návštěvách a dohodnutí termínu
  - analýzy anket provedených na veletrhu
  - ověření účinku veletrhu (vyhodnocení kontaktních, komunikačních i informačních cílů)

---

…proč jdu na veletrh a co od toho očekávám

Když se rozhodujeme, jestli na veletrh máme jít, či nikoliv, musíme především vědět, proč skutečně na veletrh jdeme, čeho tam chceme přesně dosáhnout, a musíme si také najít cesty a způsoby, jak toho kterého cíle dosáhnout.

Další nedílnou složkou našeho manažerského rozhodnutí jít na veletrh je správná motivace zaměstnanců k účasti na veletrhu, aby nebrali svoji přítomnost na stánku jako nutné zlo, ale naopak, aby chápali důležitost své přítomnosti, a co účast na veletrhu pro firmu znamená. Že se jedná o prestižní záležitost nejen pro celou firmu, ale i pro ně samotné.

Při srovnání využití internetu a veletrhu jakožto komunikačního média nám vyplývá, že veletrh je stále jediným komunikačním kanálem, na kterém návštěvníci mohou vystavované exponáty rovnou odzkoušet a přitom se i přímo kvalifikovaného personálu zeptat na další specifické otázky. Což samozřejmě při internetové prezentaci stále ještě možné není.

Proč firmy na veletrhu vystavují?

• 86 % vystavovatelů využívá veletrh k prezentaci firmy, sortimentu a novinek.
• 68 % firem zde navazuje nové obchodní kontakty.
• pouze pro 17 % vystavovatelů je veletrh společenskou událostí.

Jakého návštěvníka můžete u svého stánku očekávat?

• Dle statistického šetření je nejčastějším návštěvníkem muž s VŠ nebo SŠ s maturitou (78 %) ve věku převážně mezi 21 – 40 let.
• Více než polovina návštěvníků plánuje v příštích 12 měsících nákup kola, cyklistického oblečení, přilby, nebo jiných potřeb pro cyklistiku.

Vystavovatel nebo jím pověřený realizátor je z důvodu zajištění bezpečnosti pro návštěvníky a vystavovatele předložit projekt expozice ke schválení.

Rozsah dokumentace nutný ke schválení projektu:

• formulář žádosti o schválení expozice
• projekt expozice (rozměry a výškové kóty, axonometrie, popis konstrukce, kontakty - telefon, e-mail na projektanta a realizační firmu).
• název veletrhu, umístění expozice, název vystavující firmy
• statický posudek v případě vyžádání veletržní správou
• požární atesty na použité materiály

1. Jednoduché přízemní typové expozice do 30m2 včetně a nepřesahující 3,5m výšky v jejich nejvyšším bodě, nepodléhají povinnosti předložení projektu expozice (formulář žádosti o schválení expozice se předkládá vždy)
2. U ostatních typů expozic (atypická řešení, speciální konstrukce, zavěšené poutače, patrové expozice, skleněné prvky, plexisklo...) je vystavovatel povinen vyplnit žádost o schválení expozice a předložit ji včetně projektu expozice k posouzení. V případě vyžádání veletržní správou je vystavovatel povinen předložit statický posudek.
   Maximální konstrukční povolená výška expozic bez zavěšených konstrukcí je 5m (nevztahuje se na patrové expozice, které podléhají speciálnímu režimu schvalování a na exponáty). Výšky u zavěšených konstrukcí schvaluje výhradně veletržní správa. Zavěšené konstrukce (osvětlovací rampy) bez grafických poutačů nepodléhají schválení sousedních expozic a mohou být umístěny na hranici expozice (vždy v rámci vlastní výstavní plochy). Zavěšené konstrukce s poutači musí splňovat všechny náležitosti definované veletržní správou (viz Technicko-bezpečnostní předpisy – přílohy Zavěšování v pavilonech č. 1 - 6).
3. Pokud expozice přesahuje konstrukční výšku 5m (bez zavěšených konstrukcí) musí splňovat všechny náležitosti uvedené v bodu 2) a je nutné požádat o odsouhlasení její výšky i všechny sousedící vystavovatele. V případě vyžádání veletržní správou je vystavovatel povinen předložit statický posudek.
4. Patrové expozice se předkládají ke schválení vždy a musí splňovat zvláštní podmínky požární ochrany (viz Technicko-bezpečnostní předpisy společnosti Veletrhy Brno a.s.). Z tohoto důvodu již ve stadiu záměru nebo studie musí být předloženy dokumenty (např. PBŘ, certifikáty o nehořlavosti stavebních konstrukcí atd.) ke schválení požárnímu technikovi Veletrhy Brno, a. s., e-mail: bozp@bvv.cz, tel: 739 767 920.

U patrových expozic není nutné žádat sousedící vystavovatele o schválení výšky expozice.

Předložení projektu ke schválení je možné:

• osobně (vždy pouze projektant) každý pracovní den v 9.00–14.30 hodin v kancelář č. 207 v pavilonu A3– schválení na místě
• elektronicky při zaslání na adresu projekty@bvv.cz
• poštou (k odeslání do 5 pracovních dnů)

Doba pro zaslání projektu ke schválení je závazně stanovena na 14 dní před začátkem montáže a vždy bude uvedena v Organizačních pokynech příslušné veletržní akce.